truwe
LGPD para escritórios de contabilidade

Quando o cliente perguntar como o escritório cuida dos dados da folha dele, mostre a prova.

truwe é a plataforma de conformidade LGPD com IA para empresas brasileiras, inclusive escritórios contábeis.

Folha, eSocial, atestados, declarações de IR: o escritório trata dados de funcionários de dezenas de empresas. Quando os seus clientes começarem a se adequar, o primeiro fornecedor que eles vão questionar é você. A truwe organiza a adequação e publica a prova numa página pública, o Trust Center.

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Se o seu escritório já passou por alguma destas situações, a LGPD já está na rotina dele.

“Um cliente mandou um contrato de proteção de dados para assinarmos e não sabemos o que estamos assumindo.”
“Os atestados médicos dos funcionários dos clientes chegam por WhatsApp.”
“Um cliente perguntou como guardamos os dados da folha de pagamento dele.”
“Usamos vários sistemas na nuvem e não sabemos onde os dados ficam.”
“Um ex-funcionário de um cliente pediu uma cópia dos dados dele.”
“Recebemos as declarações de IR com despesas médicas e dados de dependentes menores.”

Por que a LGPD pesa mais no escritório contábil.

O escritório guarda dados de muitas empresas e de muitas pessoas ao mesmo tempo.

Operador de dezenas de empresas

Na folha dos funcionários dos clientes, o escritório costuma ser operador: trata os dados seguindo as instruções de cada cliente e responde junto com ele se descumprir essas instruções ou a lei. (arts. 39 e 42)

Dados sensíveis na rotina

Atestados e CID, despesas médicas da declaração de IR e a filiação sindical que aparece na folha são dados sensíveis, com regras mais rígidas. (arts. 5º e 11)

Dependentes menores de idade

Folha e IR trazem dados de filhos e dependentes. Dados de crianças e adolescentes têm regime próprio na LGPD. (art. 14)

O registro também é do operador

A obrigação de manter o registro das atividades de tratamento vale para o controlador e também para o operador. (art. 37)

O que a truwe organiza para o escritório.

Diagnóstico

Mostra onde o escritório está e o que priorizar.

Registro das atividades

Folha, IR, abertura de empresa: cada uso de dado com a sua base legal e a marcação de dados sensíveis.

Documentos com IA

Política de Privacidade escrita a partir do que o escritório realmente faz. Você revisa antes de publicar.

Fornecedores

Sistema contábil, nuvem, certificado digital: quem trata dados e os acordos de proteção de dados de cada um.

Pedidos de titulares

Canal para pedir acesso, correção e exclusão de dados, com prazo e registro.

Incidentes

Registro e acompanhamento de incidentes com dados pessoais. A comunicação à ANPD sai a partir do plano Pro.

E a prova para os seus clientes.

No Trust Center, o escritório mostra num link público a Política de Privacidade, o encarregado, os fornecedores e a nota de conformidade, sem expor dados de nenhum cliente. Disponível a partir do plano Pro.

Ver um Trust Center de verdade

Perguntas frequentes dos escritórios

O escritório de contabilidade é controlador ou operador?
Depende da atividade. Na folha e no eSocial dos funcionários de um cliente, o escritório costuma ser operador, porque trata os dados seguindo as instruções desse cliente. Com os próprios funcionários, o escritório é controlador. O mesmo escritório pode ser as duas coisas ao mesmo tempo, em atividades diferentes.
Devo assinar o contrato de proteção de dados que o cliente mandou?
Esse contrato formaliza as instruções do cliente para o escritório. Antes de assinar, confira se o escritório consegue cumprir o que ele pede, como o prazo para avisar um incidente, a exclusão dos dados no fim do contrato e o uso de outros fornecedores. Em caso de dúvida, consulte um advogado.
Um escritório pequeno precisa ter encarregado (DPO)?
Depende. Empresas de pequeno porte podem ser dispensadas de indicar encarregado (Resolução CD/ANPD nº 2/2022), mas a dispensa não vale para tratamento de alto risco, e dados sensíveis estão entre os critérios de alto risco dessa resolução. Mesmo dispensado, o escritório precisa manter um canal de comunicação com os titulares.
A truwe substitui um advogado?
Não. A truwe organiza a adequação, gera os documentos a partir do que o escritório informa e guarda as evidências. Em situações de risco jurídico alto, como um incidente com dados de clientes, recomendamos a orientação de um advogado.

Mais sobre o papel do escritório: Sou controlador ou operador de dados?

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